Подготовка
Что нужно сделать, прежде чем обращаться в архив? Прежде всего, не забудьте просмотреть путеводитель по фондам архива и рассмотреть описи интересующих фондов на предмет документов, в которых могут содержаться сведения о ваших предках. Не лишним будет изучить форумы (на них можно найти отзывы об архивах, полезные советы) и подготовить документы, доказывающие родство, если вы планируете искать документы «моложе» 75 лет.
Также важно понимать, что любой государственный архив хранит так много документов, что даже при большом желании, сотрудники архива вряд ли смогут обработать запрос вроде «Прошу предоставить все биографические сведения о моем прадедушке — Иванове Иване Ивановиче». Запрос должен быть конкретным!
Начать поиск биографических сведений лучше с метрических книг — самого конкретного и довольно информативного источника, из которого можно узнать имена родителей, крестных и сословную принадлежность предка.
Прежде, чем отправлять запросы, очень рекомендуем ознакомиться с нашей статьей о подготовке к работе с архивами!
Как составить запрос в архив?
Работа с любым государственным или ведомственным архивом начинается с запроса — письма, направленного на имя директора архива, в котором вы просите исследовать те или иные документы, на наличие сведений о ваших предках.
Предупреждаем заранее: государственные архивы производят поиск по запросам и готовят ответы на платной основе. Стоимость архивных услуг определяется администрациями областей, краев и республик – в разных архивах она разная. Прейскурант можно найти на сайте учреждения, с которым предстоит взаимодействовать. Бесплатно можно получить только документы социально-правового характера: например, справки о трудовом стаже, получении образования, почетных званиях и государственных наградах, проживании в блокадном городе и так далее.
Алгоритм по составлению запроса в архив:
1. Узнаём территориально-административную принадлежность места проживания человека, на которого собираетесь делать запрос (в период его проживания там)
2. Узнаём ФИО директора архива
3. Пишем письмо на его имя, в котором четко излагаем, что желаем получить в ответе на запрос
4. В идеале указываем, в каких конкретно документах помогут находится желаемые сведения
5. Указываем, в каком виде желательна информация: архивная справка, ксерокопия или скан, а может быть и то, и другое. Архивная справка, заверенная круглой печатью, имеет юридическую силу.
Если все сделано правильно, то получаем ответ следующего содержания:
Виды ответов архива
Отвечать на запросы архивы могут по-разному. Существует 3 вида ответа на запросы: архивная справка, архивная выписка и архивная копия. Что именно вам пришлют, зависит, как правило, от самого архива. Кто-то может расщедриться сразу на 3 вида ответа, кто-то традиционно присылает только справки, однако это не значит, что нельзя специально попросить архив прислать тот вид ответа, в котором вы заинтересованы.
Архивная справка – ответ, в котором вам в свободной форме сообщают, есть ли в архиве искомые документы
Архивная выписка – то же самое + цитаты из документа
Архивная копия – копия искомых документов в цифровом/печатном виде.
Как получить архивную копию? Для получения архивной копии, нужно сообщить архивный шифр документов с номерами страниц, либо указать в заявлении, что в случае нахождения документов вы просите предоставить копии документов.
Что, если ответ не пришел? После отправки запроса, хочется, чтобы ответ пришел как можно скорее — желательно, прямо завтра. Однако нужно подождать: а вот если с момента отправки запроса прошло более 30 дней, можно поинтересоваться, в чем дело.
Причин может быть много. Вот лишь несколько самых популярных:
- Потеря почтового отправления
- Неактивная форма обратной связи
- Сбой работы провайдера
- Перегруженность исполнителей запросов
- Отсутствие конвертов в канцелярии
В таком случае стоит позвонить и поинтересоваться, получено ли письмо, и когда был отправлен ответ. Если выяснится, что запрос еще обрабатывается — спросите, когда позвонить в следующий раз.
Если запрос не получен, придётся отправить его повторно, приложив доказательства того, что вы уже отправили запрос. В качестве доказательства подойдет копия почтового отправления, скриншот письма уведомления с номером и датой регистрации обращения прочее.
Бывает и такое, что ответ пришёл, а в нём совсем не то, что вы ожидали... Подробнее, о том, что делать, если ответ архива не устраивает, читайте в статье генеалога Натальи Сарченко.
Поход в архив
Обращаться в архив можно не только с помощью письменного запроса, но и лично. Если у вас есть время и желание с головой окунуться в историю семьи, то, возможно, стоит задуматься над этим вариантом как над приоритетным.
О чем важно знать, прежде чем идти в архив?
- Не стоит сразу заказывать десятки дел, в которых в теории может содержаться нужная информация. Изучите каталоги, почитайте путеводитель, проконсультируйтесь с сотрудниками читального зала
- Внимательно изучайте описи
- Документы нужно заказывать заранее. Обычно их выдают не раньше, чем через день, изредка — на следующий день, в федеральных архивах ‒ на третий день
- Копирование архивных дел — отдельная процедура, требующая отдельного оформления.
Архивные документы хранятся в единственном экземпляре, поэтому если дело ветхое, вам откажут в его выдаче, даже если вы самый аккуратный человек на планете.
Работа с архивным делом — это отдельный вид искусства. Пролистав дело и оценив его содержание, можно приступать к его конспектированию.
В заголовке конспекта обязательно напишите название дела, архивный шифр и номера листов — так вы сможете грамотно сослаться на источник. Более того, постарайтесь, цитируя, не поддаваться искушению что-то исправить (речь идёт, например, о желании переписать отчество на современный манер, осовременить слова и обороты).
Работа с архивами и в архивах — это небыстрый процесс. Как в случае письменного, так и в случае личного обращения ‒ архивная работа не терпит суеты и легковесности. Выбирайте способ работы, грамотно рассчитав собственные силы и количество свободного времени — а увлекательно будет в любом случае!